Plantilla de expediente documental de una materia prima
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Utiliza una ficha por referencia interna. Si el mismo producto llega de varios proveedores, conserva la relación entre referencia, proveedor y documento: no sustituyas un archivo por otro solo porque comparten nombre comercial.

REFERENCIA INTERNA:
Nombre comercial:
Proveedor / fabricante:
Uso o centro al que corresponde:

DOCUMENTO
Tipo: FDS / ficha técnica / especificación / otro
Idioma y mercado del documento:
Versión o fecha indicada en el documento:
Fecha de recepción:
Procedencia y enlace al archivo original:
Versión anterior relacionada:

REVISIÓN INTERNA
Estado: pendiente de recibir / pendiente de revisión / revisado / sustituido
Responsable de revisión:
Fecha de revisión:
Conclusión y dudas abiertas:
Siguiente acción, responsable y fecha de seguimiento:

Para probar el registro, elige cinco referencias que utilicéis hoy. Incluye una con dos proveedores y otra con documentación pendiente. Comprueba si una persona distinta puede localizar el original y distinguir la fecha del documento de vuestra fecha de revisión. «Revisado» indica una tarea interna completada; no equivale por sí solo a una certificación.