Por QuiMatrix · Actualizado el
Cómo revisar cambios entre dos versiones de una FDS
Una nueva versión de una ficha de datos de seguridad puede incluir cambios de contenido o de presentación. La comparación sirve para localizar diferencias y dirigir la revisión técnica. Para que resulte útil, hay que confirmar primero qué documentos se están comparando.
1. Confirma que comparas el mismo contexto
Comprueba el identificador del producto, el proveedor, el idioma y el ámbito de uso indicado. Dos archivos con nombres parecidos pueden corresponder a productos o mercados distintos. Si hay una diferencia de contexto, regístrala antes de interpretar cualquier cambio como una actualización del mismo documento.
2. Conserva ambos originales
Registra la versión anterior y la nueva, su procedencia y las fechas disponibles. Evita sobrescribir el único archivo conservado. El historial permite explicar qué información estaba disponible cuando se tomó una decisión y volver al documento fuente si la extracción presenta dudas.
3. Clasifica las diferencias para su revisión
Separa cambios de formato, cambios de datos y puntos que necesitan aclaración. Presta atención a identificación, información sobre peligros, composición y medidas de manejo o protección cuando esos apartados presenten diferencias. La relevancia de cada cambio debe valorarla la persona competente para el producto y su uso.
4. Registra una conclusión y una acción
Un listado de diferencias no cierra una revisión. Anota quién revisó el documento, qué dudas quedan y qué acción procede: solicitar aclaración al proveedor, consultar a otro equipo o actualizar la documentación utilizada. Evita marcar una versión como revisada solo porque la herramienta terminó de compararla.
5. Comunica el resultado a quienes lo necesitan
Identifica los equipos que trabajan con la información afectada. Comparte el documento y la conclusión pertinente, manteniendo el contexto de la revisión. Si queda una pregunta abierta, asigna un responsable y una fecha de seguimiento para que no desaparezca entre correos.
Registro de revisión: ejemplo ilustrativo
| Hallazgo | Siguiente paso |
|---|---|
| Cambió la maquetación | Comprobar si hay también diferencias de contenido |
| Aparece un dato distinto | Localizarlo en ambos originales y pedir revisión técnica |
| Una parte del PDF no se extrae bien | Revisar visualmente la fuente antes de concluir |
| No coincide el identificador de producto | Confirmar con el proveedor qué documentos corresponden |
| Queda una duda sin resolver | Registrar pregunta, responsable y seguimiento |
Ejemplo ilustrativo: el comparador detecta un texto distinto en las recomendaciones de manejo. El equipo consulta ambos originales y registra una pregunta al proveedor. La diferencia detectada es una señal para revisar; por sí sola no establece cuál debe ser la decisión operativa.
Plantilla para dejar constancia de la revisión de una FDS
Puedes copiar este registro en vuestro sistema documental. Separa lo que el comparador ha detectado de lo que una persona ha comprobado en los originales. Si cambia el producto, el idioma o el mercado, resuelve primero esa diferencia de contexto.
Descargar plantilla editable (.txt)Descarga gratuita, sin pedirte el correo. Puedes abrirla en cualquier editor de texto.
PRODUCTO Y PROVEEDOR: Referencia interna: Idioma / mercado: Documento anterior: versión, fecha y enlace al original Documento nuevo: versión, fecha y enlace al original POR CADA DIFERENCIA Apartado y página en cada original: Contenido anterior: Contenido nuevo: Comprobación realizada en los documentos fuente: Tipo: formato / dato / pendiente de aclaración Persona o equipo que debe valorar el cambio: Pregunta al proveedor, si procede: CIERRE Responsable y fecha de revisión: Conclusión documentada: Acciones pendientes, responsables y seguimiento: Equipos a los que se comunica el resultado: Relación con el documento sustituido:
Ejemplo ilustrativo: el PDF nuevo cambia el contacto del proveedor y reorganiza una tabla. Registra ambos hallazgos por separado. Una diferencia visual no demuestra un cambio técnico; un texto idéntico tampoco sustituye la revisión del contexto. Si la extracción devuelve una celda vacía, conserva la duda hasta comprobar la página original.
Antes de darlo por terminado
- Producto, proveedor e idioma están identificados.
- Se conservan ambos documentos originales.
- Las diferencias relevantes tienen una revisión asignada.
- La conclusión y las preguntas pendientes están registradas.
Cómo puede ayudar QuiMatrix
QuiMatrix ofrece comparación documental y acceso a información estructurada para apoyar este trabajo. La automatización ayuda a localizar diferencias, pero la conclusión debe contrastarse con el documento original y la revisión profesional correspondiente.
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