Ficha técnica y ficha de seguridad: diferencias y ejemplos
Distingue ficha técnica (TDS) y ficha de datos de seguridad (FDS/HDS/SDS). Ejemplo con un detergente y plantilla para pedir los documentos correctos.
Ver guía y plantilla →QuiMatrix
Gestión documental para cosmética y perfumería
Una fragancia, un extracto o una materia prima puede llegar con varios documentos, versiones e idiomas. QuiMatrix ayuda a los equipos de Calidad, I+D, Regulatory y Compras de empresas de cosmética y perfumería a relacionar esa documentación con cada referencia y proveedor. Un punto de partida para empresas de España y Latinoamérica que necesitan ordenar su información técnica.
Solicitar una demoEl expediente de una materia prima suele quedar repartido entre varios correos
Compras recibe un certificado, Calidad conserva una ficha técnica e I+D trabaja con otra versión. Al revisar una referencia, el equipo tiene que reconstruir qué documento corresponde a qué proveedor y qué información sigue pendiente. El problema aumenta cuando una materia prima tiene varios suministradores o los documentos se reciben en distintos idiomas. La gestión documental debe conservar esas relaciones antes de dar un expediente por completo.
Un flujo común para la documentación de ingredientes y fragancias
Reúne los documentos por referencia y proveedor
Asocia las FDS disponibles, fichas técnicas, especificaciones, certificados IFRA y declaraciones de alérgenos que recibís. Cada documento conserva su emisor, fecha y contexto; el equipo define qué necesita para cada referencia.
Distingue lo recibido de lo revisado
La extracción asistida ayuda a consultar información. Calidad o Regulatory contrasta los datos con el original y deja constancia de las dudas. Recibir un archivo o extraer su contenido no demuestra por sí solo que sea adecuado para el uso previsto.
Controla versiones y documentación pendiente
Conserva el contexto de las actualizaciones, compara documentos y organiza peticiones al proveedor. Compras puede seguir la solicitud mientras el equipo técnico revisa lo que ha llegado.
Prepara las consultas de I+D y Calidad
Reúne la información asociada a la materia prima sin volver a buscarla en correos personales. Facilita la revisión documental de alternativas manteniendo la decisión técnica en manos del equipo.
Ejemplo de trabajo: una fragancia tiene documentación pendiente
Ejemplo ilustrativo: llega la ficha técnica de una fragancia, pero el equipo necesita confirmar la documentación IFRA y la declaración de alérgenos correspondientes a esa referencia. Registra dos pendientes separados y conserva el archivo recibido. Cuando el proveedor contesta, cada respuesta se vincula a su solicitud y se revisa antes de cerrarla. Si después llega otra versión, el historial permite comprobar qué información se utilizó en la revisión anterior.
Preguntas frecuentes
¿Puedo organizar certificados IFRA y declaraciones de alérgenos?
Puedes reunirlos con las FDS, fichas técnicas y otros documentos de proveedores. La disponibilidad de un documento no garantiza que cubra un uso, categoría o producto determinado: corresponde al equipo competente revisar su contenido y alcance.
¿Sirve para empresas de España y Latinoamérica?
El flujo documental puede organizarse por referencias, proveedores e idiomas para equipos de ambos mercados. El alcance de implantación y los documentos necesarios deben acordarse según cada empresa y país de destino; no se presupone que los requisitos sean iguales.
¿Sustituye la evaluación de seguridad o la documentación reglamentaria del cosmético?
QuiMatrix apoya la organización, consulta y trazabilidad de documentos. No se presenta como sustituto de la evaluación profesional de seguridad, la revisión normativa ni los trámites que correspondan al producto y al mercado.
¿Cómo podemos empezar sin trasladar todas las carpetas?
Seleccionad una familia de materias primas o fragancias, identificad los documentos que usáis y revisad quién recibe, valida y solicita cada uno. La demo puede centrarse en ese flujo y en el alcance de una primera puesta en marcha.
Conoce el flujo adaptado a las necesidades de tu equipo
Cuéntanos qué documentos gestionas y revisaremos cómo encaja QuiMatrix en tu forma de trabajar.